Strategi Pengembangan SIA

Berikut merupakan kesulitan-kesulitan perusahaan ketika mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi

Banyak permintaan pengembangan sehingga proyek menumpuk
Para pengguna merasa bahwa SIA baru tidak memenuhi kebutuhannya
Pengembangan berlangsung sangat lama, sehingga sistem tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan
Para pengguna tidak mampu menspesifikasi kebutuhan mereka karena mereka tidak mengetahui hal yang sebenarnya mereka butuhkan atau mereka tidak dapat mengkomunikasikan kebutuhan ke para pengembang sistern
Perubahan sulit dibuat setelah persyaratan dibekukan

Tiga cara untuk mendapatkan sebuah sistem informasi:

A. Membeli Perangkat Lunak

Perusahaan yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengernbangan sistem (systems development life cycle) normal kecuali untuk hal:

Selama desain konseptual perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan SIA tersedia dan apabila tersedia apakah membelinya atau membuat sendiri
Beberapa langkah desain fisik. implementasi, dan konversi dapat diabaikan.

1. Memilih Vendor

Vendor dipilih berdasarkan masukan dari konferensi, majalah industry, internet, atau dari buku telepon. Pemilihan harus dilakukan secara cermat karena vendor dengan sedikit pengalaman, modal yang tidak cukup, atau produk yang buruk akan menghilang dari bisnis dan meninggalkan para pelanggan dan produk-produknya tanpa solusi atau bantuan.

2. Memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak

Perusahaan yang membeli sistem yang besar atau kompleks mengirimi vendor permintaan untuk proposal (request for proposal- RFP). meminta vendor untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Penggunaan RFP penting karena:
o Menghemat waktu
o Menyederhanakan proses pembuatan keputusan
o Mengurangi kesalahan. Meminimalisir kesempatan mengabaikan factor penting
o Menghindari potensi ketidaksepakatan Kedua belah pihak memiliki ekspektasi dan informasi yang sama

3. Mengevaluasi sebuah proposal dan memilih sebuah sistem

Mengevaluasi proposal :

Evaluasi perangkat keras
Evaluasi perangkat lunak
Evaluasi vendor

Membandingkan kinerja sistem:

Masalah benchmark. Membandingkan sistem dengan menjalankan sebuah tugas input, proses, output pada sistem computer yang berbeda dan mengevaluasi hasilnya.
Penskoran poin (pont scoring). Mengevaluasi seluruh manfaat proposal vendor dengan menugaskan sebuah bobot untuk tiap criteria evaluasi berdasarkan pentingnya
Penentuan biaya persyaratan. Membandingkan sistem berdasarkan biaya seluruh fitur yang diperlukan, ketika perangkat lunak tidak memenuhi
seluruh persyaratan, biaya mengembangkan fitur-fitur yang tiding tersedia diestimasikan dan ditambah ke biayanya.

B. Pengembangan oleh Departemen Sistem Informasi In-House

Organisasi mengembangkan perangkat lunak yang dibuat khusus (custom software) untuk memenuhi kebutuhan unik sebuah perusahaan tertentu yang diharapkan axan memberikan sebuan keunggulan kompuiitif yang signifikan.
Custom software diciptakan in-house atau oleh perusahaan luar yang dibayar untuk membuatnya atau merakitnya dari inventaris modul program.
Ketika memanfaatkan pengembang luar, perusahaan harus menjaga pengendalian terhadap proses pengembangan:

Cermat memilih pengembang yang memiliki pengalaman
Menandatangani kontrak yang menegaskan dengan kuat hubungan antara perusahaan dan pengembang
Merencanakan proyek secara detail dan mengawasi proses pengembangan secara berkala
Berkomunikasi secara efektif dan berkala
Mengendalikan seluruh biaya dan meminimalkan pengeluaran kas sampai proyek tersebut selesai

1. Perangkat lunak yang dikembangkan pengguna akhir

Komputasi pengguna akhir (end user computing – EUC) merupakan pengembangan, penggunaan, pengendalian, terus menerus atas sistem informasi berbasis computer oleh para pengguna.

Keuntungan dan kerugian komputasi pengguna akhir

Keuntungan End User Computing (EUC)

EUC menawarkan keuntungan sebagai berikut:

Penciptaan. pengendalian. dan implementasi pengguna
Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna
Ketepatan waktu
Membebaskan sumber data sistem
Fleksibilitas dan kemudahan pengguna

Kekurangan End User Computing (EUC)

Kekurangan EUC:

Kesalahan logika dan pengembangan
Aplikai yang diuji dengan tidak layak
Sistem yang tidak efisien
Sistem yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan buruk
Sistem yang tidak kompatibel
Duplikasi sistem dan data: sumber daya yang terbuang
Peningkatan biaya

Mengelola dan Mengendalikan Komputasi Pengguna Akhir

Help desk mendukung dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir. Para analis dan teknisi yang menjawab pertanyaan pegawai dengan tujuan mendorong, mendukung, mengarahkan, dan mengendalikan aktivitas
pengguna akhir.

Tugas-tugas help desk adalah menyelesaikah masalah. menyebarkan informasi, mengevaluasi produk dan perangkat keras dan lunak serta memberitahukan para pengguna cara menggunakannya, membantu dalam pengembangan aplikasi. serta memberikan pemeliharaan dan dukungan teknis.

C. Mengalihdayakan Sistem (Outsourcing)

Pengalihdayaan (outsourcing) adalah mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi.

Keuntungan outsourcing

Sebuah solusi bisnis. Memungkinkan perusahaan untuk berfokus pada kompetisi inti
Pemanfaatan asset. Meningkatkan posisi kasnya dan mengurangi biaya dengan menjual asset kepada outsourcing
Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik. Biaya dan waktu yang dimanfaatkan tetap terjangkau dapat terus meningkatkan teknologi secara signifikan
Biaya yang lebih rendah
Lebih sedikit waktu pengembangan
Eliminasi penggunaan maksimal dan rendah (peak-and-valey)
Memfasilitasi perampingan

Kekurangan outsourcing

Ketidakfleksibilitasan
Hilangnya pengendalian
Mengurangi keuntungan kompetitif
Sistem yang terkunci
Tujuan yang tak terpenuhi
Layanan yang buruk
Peningkatan resiko

D. Manajemen Proses Bisnis

Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering-BPR) adalah analisis dan desain ulang menyeluruh atas proses bisnis untuk mencapai peningkatan kinerja dramatis: seringnya peristiwa yang drastis dan satu kali. Dengan peningkatan lebih jauh. BPR telah berubah ke dalam BPM (bussines process manavement) atau manajemen proses bisnis. yaitu pendekatan sistematis secara berkelanjutan untuk meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis sebuah organisasi.

1. Prinsip Manajemen Proses Bisnis

Prinsip penting yang mendasari BPM:

Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan kompetitif
Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung
Proses bisnis harus cekatan
Proses bisnis harus selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian

Sistem manajemen proses bisnis (business process management system-BPMS) adalah sebuah sistem yang mengotomatisasikan dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis di seluruh SDLC. BPMS memiliki empat komponen utama:

Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi. termasuk aturan bisnis
Analisis bisnis untuk rnembantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu trend an peluang bisnis
Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi
Pengelola isi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen. gambar, dan file elektronik lain

E. Prototyping

Adalah sebuah pendekatan desain sistem yang berada dalam suatu model kerja disederhanakan yang tengan dikembangkan. Prototype dikembangkan menggunakan empat langkah:

1. Kapan menggunakan Prototype?

Tingkat-ketidakpastian tinggi
Tidak jelas pertanyaan apa yang ditanyakan
SIA tidak dapat dengan jelas divisualisasikan atau ada kemungkinan tinggi untuk gagal

2. Keuntungan prototyping

Definisi yang lebih baik atas kebutuhan pengguna
Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi
Waktu pengembangan yang lebih cepat
Lebih sedikit kesalahan
Lebih banyak peluang bagi perubahan
Lebih murah

3. Kerugian prototyping

Waktu pengguna yang signifikan
Penggunaan yang kurang efisien atas sumber daya sistem
Pengujian dan dokumentasi yang tidak cukup
Reaksi perilaku yang negative

F. Rekayasa Perangkat Lunak Dibantu Komputer

Computer aided software (or system) engineering- CASE adalah sebuah paket alat-alat terintegrasi yang digunakan oleh para pendesain ahli untuk membantu merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram, dan memelihara sebuah sistem informasi.

Alat-alat CASE menyediakan sejumlah keuntungan penting:

Peningkatan produktivitas
Peningkatan kualitas program
Penghemaatan biaya
Peningkatan prosedur pengendalian
Dokumentasi yang disederhanakan

Masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE:

Inkompatibilitas dengan sistem lain
Biaya yang mahal
Ekspektasi yang tidak terpenuhi